We helpen scale-ups al >10 jaar met recruitment uitdagingen vanuit De Wervingsfabriek en ik zie scale-ups steeds weer worstelen met één cruciale vraag: welk ATS past bij ons? De keuze lijkt overweldigend, maar het hoeft niet ingewikkeld te zijn. Laat ik je meenemen in hoe je de juiste keuze maakt voor jouw organisatie.

Waarom ‘Process’ de basis is van alles

Geen fancy dashboard of AI-feature ter wereld gaat je redden als je geen gestructureerd proces hebt. Het eerste wat wij bij De Wervingsfabriek doen is afstemmen wat een strak proces is en hoe het recruitmentproces eruit gaat zien. Process is niet voor niets onze eerste building block (ons recruitment framework voor scale-ups). Zonder goed proces ben je nergens.

Chaos is killing in recruitment. Ik zie het nog veel te vaak: organisaties die denken dat een duur ATS hun problemen oplost, terwijl ze eigenlijk geen idee hebben wat hun processen moeten zijn. Dan krijg je een Bugatti in de garage terwijl je geen rijbewijs hebt.

Stel eerst de juiste vragen

Voordat je ook maar één demo inplant, moet je deze vragen beantwoorden:

1. Heb je je verwachtingen scherp? Stel een lijst met requirements op: must have, nice to have, irrelevant. 

2. Hoeveel vacatures ga je invullen? Dit bepaalt grotendeels welk systeem bij je past. Een organisatie met 5 vacatures per jaar heeft andere behoeften dan een scale-up die 50 mensen wil aannemen.

3. Wat is je budget? Wees eerlijk over wat je kunt en wilt uitgeven. Een ATS moet bijdragen aan je groei, niet je bankrekening leegtrekken.

4. Waar valt de meeste winst te behalen? Kijk kritisch naar je huidige processen. Zitten de bottlenecks in feedback verzamelen, rapportages maken, of communicatie met kandidaten? Focus op het systeem dat jouw grootste pijnpunten oplost.

5. Welke integraties heb je nodig? Denk aan je LinkedIn Recruiter, je HRIS, je payroll systeem. Een ATS dat niet integreert met je bestaande tools creëert alleen maar meer werk.

6. Hoeveel gebruikers heb je? Meer gebruikers betekent vaak hogere kosten, maar ook meer mogelijkheden voor samenwerking.

De gouden regel: gebruik wat je hebt

Hier komt mijn belangrijkste tip: als je al een ATS hebt, zorg dat je het maximaal gebruikt. Er zijn meer functionaliteiten dan je waarschijnlijk gebruikt.

Misschien gebruik je je huidige systeem niet optimaal, doe dat eerst voordat je naar iets nieuws gaat zoeken. Te vaak zie ik organisaties die overstappen naar een nieuw systeem terwijl ze hun huidige ATS voor maar 30% benutten. Dat is geld weggooien.

Onze ATS aanbevelingen per aantal vacatures

Het ATS dat het beste bij je past hangt dus af van verschillende factoren. Maar wil je een kort en bondig antwoord, is het aantal vacatures de meest simpele manier om onderscheid te maken.

Laag budget, weinig vacatures (<5 per jaar). 

Tools: Homerun of SmartRecruiters.

• Deze systemen zijn gebruiksvriendelijk en betaalbaar. 
• Perfect voor startups die net beginnen met gestructureerd werven.

5-25 vacatures per jaar.

Tool: Recruitee of TeamTailor. 

• Ze vormen de mooie middenmoot qua kosten vs baten.
• Ons inziens de beste prijs-kwaliteitverhouding voor het middensegment.

25+ vacatures per jaar.

Tools: Greenhouse of Ashby. 

• Deze systemen zijn gebouwd voor volume en hebben geavanceerde analytics. 
• Ze vereisen meer implementatietijd, maar geven je de tools om echt te schalen.

De toegevoegde waarde van een carrièrepagina

Heb je een carrièrepagina nodig? Absoluut. Dit scheelt je enorm veel marketingkosten. Een goed geïntegreerde carrièrepagina zorgt ervoor dat kandidaten direct in je ATS terechtkomen en je employer brand optimaal uitstraalt.

Een sterke carrièrepagina is vaak een van de eerste touchpoints tussen jou en potentiële kandidaten. Vanuit de meeste ATS-en kun je een careerspage bouwen. Dan ziet het er professioneel uit en is het meteen geïntegreerd.

Implementatie: doe het goed of doe het niet

Zorg dat het goed gebeurt. iemand die het systeem tot in de puntjes kent en die begrijpt hoe het in de praktijk gebruikt gaat worden.

Een slechte implementatie kan het beste systeem verpesten. Zorg dat je team getraind wordt, processen worden opgezet, en dat je vanaf dag één weet hoe je het systeem optimaal gebruikt.

Onze ervaring in de praktijk

Waarom vertel ik je dit allemaal? Omdat wij bij De Wervingsfabriek dagelijks zien wat werkt en wat niet. We geloven dat alle kandidaten te werven zijn, mits je de juiste benadering kiest. En die benadering begint met een goed proces, ondersteund door het juiste systeem.

Wil je sparren over jouw ATS keuze? Neem contact op. We denken graag vrijblijvend met je mee over welk systeem het beste bij jouw organisatie past. 

Want de juiste keuze maken nu, bespaart je straks heel veel tijd, geld en frustratie.

Groei ontstaat door op het juiste moment de juiste mensen op de juiste posities te zetten. Een goed ATS helpt je daarbij, maar alleen als je weet wat je doet.

PS: We helpen ook met de selectie en implementatie van HRIS – HR informatiesystemen. Wil je hier meer over weten? Neem contact op met onze collega Sanne.