Topgrading is hot. Iedereen die serieus bezig is met werving van A-spelers kent het.

Want vaak wordt gesteld dat je Topgrading móet toepassen om A-spelers aan te nemen. In de scaling up methodiek van Verne Harnish wordt de Topgrading-methode zelfs onmisbaar genoemd in je aanname en selectieproces. Maar is dit wel echt zo? En zo ja, hoe werkt dit? En werkt dit wel hetzelfde voor alle organisaties?

In dit, niet met AI-geschreven-blog ga ik in op het toepassen van Topgrading in je werving.  Daarnaast deel ik mijn persoonlijke ervaringen en laat ik je zien wanneer het wel zin heeft om Topgrading in te zetten, en wanneer ook niet.

Wat is topgrading?

Topgrading is een super gestructureerd en diepgaand hiring process, geïntroduceerd door Brad en Geoff Smart. Het hele idee is dat je één grote sollicitatie-funnel met vaak 7 stappen creëert waarin kandidaten op meerdere momenten worden beoordeeld op basis van strenge criteria. Kenmerkend zijn uitgebreide interviews, strenge referentiechecks en het idee dat bedrijven hun teams voortdurend kunnen aanvullen met uitsluitend A-players.​

Bij Topgrading stel je, voordat je begint met sollicitatiegesprekken, een functieprofiel op. Met zowel technische als sociale competenties die nodig zijn voor de rol. So far so good. Je stelt naast het functieprofiel, met de beschrijving van wat iemand gaat doen, ook een functie scorecard op. Hierin staan meetbare resultaten die een nieuwe medewerker in de komende 1 tot 3 jaar moet zien te verwezenlijken. Daarnaast staat in een functie scorecard beschreven welke competenties het beste aansluiten bij de bedrijfscultuur en strategie.

Topgrading toepassen in je werving

Als je functieprofiel & functie scorecard zijn uitgewerkt kun je deze gaan toepassen in je selectieproces. Laten we er voor het gemak even vanuit gaan dat je een aantal goede CVs binnenkrijgt na het posten van je vacature.

Het idee van topgrading (en let’s be honest, van elk sollicitatieproces), is dat je het aantal sollicitanten terugbrengt van bijvoorbeeld 20 naar 10, naar 3 en tenslotte naar 1 A-speler die je vervolgens aanneemt. Briljant!

Mocht je heel veel sollicitanten krijgen, dan kan het volgens de Topgrading methodiek handig zijn om vooraf selectievragen toe te voegen aan je sollicitatieformulier. Deze knock-out vragen kunnen je helpen om een eerste selectie gemakkelijker te maken. Ook adviseren ze om online tests of assessments toe te voegen, om beter te kunnen selecteren.

Een voorbeeld hiervan kun je zien wanneer je reageert op een vacature van Upfront:

Als je dan nog kandidaten over hebt, ga je ze interviewen. Dit doe je volgens een semi-gestructureerd interview, waarbij je elke kandidaat dezelfde 5 indringende vragen stelt.

Op basis van deze antwoorden vul je je functie scorecard in, en maak je de selectie weer kleiner, tot bijvoorbeeld 3 kandidaten. Met deze kandidaten voer je een CIDS-gesprek, een Chronological In-Depth Structured Interview. Dit gesprek duurt vaak 3 – 4 uur waarbij de hele carrière van de kandidaat wordt besproken. Het doel van dit gesprek is om patronen in het gedrag en de prestaties van de kandidaat bloot te leggen, die zich naar alle waarschijnlijkheid zullen herhalen bij jouw bedrijf.

Als je nu denkt, pfoe dat is een extreem lang interview, dan stelt Verne in Scaling up, dat dit gesprek, ondanks de lengte, een aantal unieke voordelen heeft:
1. A-spelers houden van een gedegen proces.
2. Beroepssollicitanten kunnen niet urenlang een facade ophouden.
3. Mensen die wat terughoudender zijn, krijgen zo de kans om zich te ontspannen en los te komen.
4. Wat is nu 3-4 uur, in vergelijking tot de maanden ongemak die je geheid krijgt als je de verkeerde persoon aanneemt. 

Volgens Verne werkt deze methode niet alleen voor senior managers, maar voor alle lagen van je organisatie. En let’s be honest, wat is 3-4 uur interviewen vergeleken met het aannemen van een C- of D-Speler, waar je zo ontzettend veel meer tijd aan kwijt gaat zijn. 

Uiteindelijk neem je de kandidaat aan die het beste scoort in al deze gesprekken op jouw scorecards. Het is objectief (of in elk geval zo objectief mogelijk), weloverwogen en diepgaand. Kortom, ik kan mij goed vinden in de motivatie om Topgrading in te zetten in je werving.

Maar wringt dan de schoen?

Theorie vs Praktijk, wanneer Topgrading wel en niet werkt.  

Nogmaals, ik begrijp de theorie achter Topgrading in je Recruitment, en ik begrijp de gevolgen en kosten van een mishire. En als jouw organisatie een mega sterk werkgeversmerk is (zoals bijvoorbeeld Upfront), dan heb je de luxe om zo’n recruitmentproces in te richten, en dan zullen kandidaten tot het uiterste gaan om bij jou te kunnen werken. De uitdaging van deze bedrijven zit dus ook niet in het aantrekken van kandidaten, maar in een zo goed mogelijke selectie doen. Dat ze daarbij de luxe hebben om kandidaten te laten wachten, stelt ze in staat om zo’n proces van A tot Z in te richten.

Maar let’s be honest. De meeste bedrijven zijn geen Upfront. Zeker voor bedrijven met een wat minder werkgeversmerk of die opereren binnen een erg schaarse markt, zoals de zorg, dan klinkt 20 goede sollicitanten op één vacature als utopie. Als je in dat geval goede kandidaten binnenkrijgt, dan zul je ook ontzettend snel moeten bewegen, want anders loop je het risico dat ze afhaken.

Dus hoe kun jij dan A-spelers aannemen, zonder Topgrading? 

Hieronder een paar tips, die jou in staat stellen om A-spelers aan te nemen, zonder een achterlijk lang recruitment proces:

• Preparation is key: Niets of niemand weerhoudt jou ervan om heel goed vooraf te bedenken wat voor persoon jij nodig hebt op een vacature. Het maken van een functieprofiel en bijbehorende scorecards is een keiharde must. Klinkt simpel, is het ook, maar wordt vaak vergeten. Vergeet dit dus niet.
• Time is either helping you or hurting you: Als jij in staat bent om snel te bewegen, dan is dit een wezenlijk voordeel tov jouw concurrenten. Die zijn namelijk langzaam. Andersom, als jij traag beweegt, is de kans mega groot dat je concurrenten jouw A-speler voor je neus wegkapen. Tijd maak tijd vrij voor interviews. Als dit geen prio voor je is, dan zul je nooit in staat zijn A-spelers aan te nemen. Oh en als je geen tijd hebt, delegeer het dan, maar accepteer ook dat jij dan niet bij elke keuze betrokken bent.
• Train je interviewteam: Een goed interview is niet hetzelfde als een goed gesprek. Zorg ervoor dat je interview proces zo is ingericht, dat elk gesprek een vervolg is op het vorige. Waarbij enige twijfels over de kandidaat ook verder worden uitgediept. Gebruik STAR methode, en zorg ervoor dat je GEHELE hiring team is getraind om dit toe te passen. Trust me, dit gaat je heel erg veel helpen.
• Evalueer: Je hebt scorecards, gebruik deze. Zorg dat teamgenoten pas een scorecard van een ander kunnen inzien wanneer zij zelf een evaluatie hebben ingediend (anders gaan ze je alleen maar napraten). En maak tijd om te evalueren. Vaak is het inplannen van interviews al een uitdaging en wordt evalueren ad-hoc gedaan. Maak er een vast patroon van: wanneer, via welk kanaal en in welke vorm. Door hierin duidelijkheid te scheppen gaat het bij iedereen leven.

Samenvattend ben ik persoonlijk geen grote fan van Topgrading. Als je de luxe hebt om het toe te passen en je gelooft dat dit de enige manier is om A-spelers aan te nemen, by all means, go for it.
Ik ben ervan overtuigd dat je ook A-spelers kunt aannemen zonder Topgrading. Met een goede voorbereiding, strak proces en een getraind interview team is elke organisatie in staat om A-spelers aan te nemen.

Mocht je hier niet in geloven, fine. Bouw dan je werkgeversmerk zó op dat iedereen bij jou wilt komen werken. Wil je weten hoe? Gewoon bij Upfront afkijken.