Hartwig Medical

Hartwig Medical Foundation is een Nederlandse non-profitorganisatie die zich richt op het verbeteren van kankerbehandelingen door middel van geavanceerde DNA-analyse en datagedreven onderzoek. Door deze gegevens beschikbaar te stellen aan onderzoekers en zorginstellingen draagt Hartwig bij aan de ontwikkeling van gepersonaliseerde behandelingen en het versnellen van wetenschappelijk onderzoek. De stichting werkt nauw samen met ziekenhuizen, academische centra en internationale partners om de zorg voor patiënten met kanker te verbeteren.

De vraag

Hartwig Medical Foundation kwam bij De Wervingsfabriek met een concrete en urgente hulpvraag vanwege een plotseling tekort aan capaciteit. Hierdoor kwamen belangrijke werkzaamheden op het gebied van recruitment en HR-administratie onder druk te staan. Om de continuïteit van de HR-processen te waarborgen, was Hartwig op zoek naar tijdelijke versterking in de vorm van een ervaren professional die snel kon inspringen. De ideale oplossing was iemand die niet alleen operationele HR-taken op zich kon nemen, maar ook het volledige wervingsproces kon beheren en ondersteuning kon bieden aan medewerkers met HR-gerelateerde vragen.

Onze inzet

De Wervingsfabriek heeft Hartwig ondersteund bij het waarborgen van continuïteit binnen het HR-team.

1. Recruitment: We verzorgden het volledige wervingsproces. Er werd niet gewerkt met een Applicant Tracking System (ATS) en dat was ook niet nodig, aangezien er geen grote groei op de planning stond en er meestal maar een beperkt aantal vacatures tegelijk openstond. Toch kwamen kandidaten via verschillende kanalen binnen en liepen er vaak meerdere sollicitanten tegelijk in verschillende fases van het proces. Om hierin structuur en overzicht te creëren, hebben wij zelf een ATS nagebootst. Zo was altijd duidelijk welke kandidaat zich waar in het proces bevond en konden we het recruitment soepel en professioneel laten verlopen.

2. HR: We namen de dagelijkse HR-taken over, waaronder personeelsadministratie, verzuimregistratie en het beantwoorden van medewerkersvragen. Daarnaast waren we betrokken bij procesverbeteringen, zoals het implementeren van een HRIS. Ook de onboarding en offboarding van medewerkers viel onder onze verantwoordelijkheid. De onboarding en offboarding kennen een uitgebreid stappenplan dat nauwkeurig moet worden gevolgd om te voldoen aan de geldende kwaliteitsnormen en beveiligingsvereisten. 

Met onze inzet kon Hartwig blijven rekenen op een stabiele en professionele HR-ondersteuning, zonder dat de kwaliteit van dienstverlening in het gedrang kwam.

Het resultaat

• 5 hires in 5 maanden. Dankzij de inzet van De Wervingsfabriek heeft Hartwig Medical Foundation in een periode van 5 maanden 5 nieuwe medewerkers succesvol aangenomen.
• Time to hire van 4-6 weken. Alle vacatures zijn binnen een doorlooptijd van gemiddeld 1 tot 1,5 maand ingevuld.
• Volledige HR-ops support. Naast het realiseren van de juiste matches hebben we de People Business Partner ontzorgd door het overnemen van operationele HR-taken en het structureren van de HR-administratie.

Met onze inzet is er niet alleen rust en overzicht teruggebracht in het recruitment- en HR-proces, maar is ook de continuïteit van de HR ops gewaarborgd.